Organizacja konferencji to skomplikowane przedsięwzięcie logistyczne. Niezależnie od specyfiki organizowanej konferencji, warto zwrócić uwagę na kilka najważniejszych kroków, wskazujących o co po kolei warto zadbać. Oto one:
Krok 1: Nakreśl wizję swojej konferencji
Każde wydarzenie zaczyna się od wizji, ale musisz zmienić swoją wizję na słowa i liczby, aby mierzyć koszty i podejmować świadome decyzje planistyczne. Po pierwsze, musisz zacząć od podstaw, czyli odpowiedzi na takie pytania jak: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego.
Krok 2: Tworzenie biznesplanu
Jeśli twoja konferencja nie jest finansowana przez grant lub organizację, będziesz musiał określić, skąd pochodzą Twoje pieniądze na organizację konferencji i w jaki sposób zostaną wykorzystane. Pierwszą część tego równania, przychód, należy obliczyć na wczesnym etapie procesu planowania. Aby ustalić cenę np. uczestnictwa w konferencji, musisz mieć pojęcie o tym, co planujesz zaoferować uczestnikom. Twój plan podróży i lista mówców będą czynnikiem sprzedaży dla potencjalnych rejestrujących.
Krok 3: Porównanie sal i usług
Po dokładniejszym ustaleniu, kiedy odbędzie się konferencja i oszacowaniu tego, ile osób zostało przewidzianych do wzięcia udziału, możesz zacząć zamawiać konkretne szczegóły w odpowiednim miejscu. Należy pamiętać, że wybór miejsca będzie również określał koszty wyżywienia i audiowizualne. Wynika to z faktu, że większość centrów konferencyjnych i hoteli imprezowych wymaga korzystania z własnych usług w przypadku jakichkolwiek wydarzeń na miejscu.
W ramach większości konferencji konieczne jest zapewnienie noclegów dla osób podróżujących spoza regionu. Ta konieczność tworzy inny zestaw czynników do uwzględnienia w decyzji o miejscu zdarzenia. Może się wówczas okazać, że samo wpisanie w przeglądarkę hasła: sale konferencyjne warszawa, wcale nie rozwiąże nam wszystkich problemów logistycznych, bowiem mamy do rozwiązania równanie z kilkoma niewiadomymi.
Krok 4: Rekrutacja i zarządzanie rejestrującymi
Nawet najbardziej popularne konferencje muszą skutecznie promować swoje wydarzenie, aby wypełnić wszystkie miejsca na sali. Frekwencja jest najważniejszym czynnikiem decydującym o powodzeniu Twojego wydarzenia. Dobra frekwencja przynosi dochody i możliwości sponsorowania. Im więcej osób zarejestrujesz, tym większe będzie zapotrzebowanie na reklamy i większa wartość uczestnictwa. Krótko mówiąc, jeśli potrafisz przyciągnąć tłum, wszystko inne będzie łatwiejsze. Zarządzanie rejestracją staje się tym trudniejsze, im bardziej wydarzenie będzie nabierać rozmachu. W tym miejscu system rejestracji online może pomóc w śledzeniu liczby, przetwarzaniu płatności i porządkowaniu danych.
Krok 5: Planowanie danych na miejscu
Wreszcie, po zorganizowaniu i wdrożeniu biznesowych elementów konferencji, możesz zacząć myśleć o szczegółach na miejscu. Obejmuje to sposób, w jaki uczestnicy będą poruszać się po konferencji, ogólny układ każdego pokoju oraz rozkład żywności i napojów. Jest to część planowania konferencji, którą większość osób kojarzy z planowaniem wydarzeń. Najlepszym sposobem na skoordynowanie wszystkich szczegółów jest przejście przez trasę, jaką pokonywać będą uczestnicy konferencji. Wyobraź sobie, jak będą myśleć i działać w każdym momencie dnia, aby rozwiązać problemy, zanim się pojawią.
Krok 6: Porady dotyczące zarządzania targami
Konferencje zazwyczaj obejmują tereny wystawowe lub kondygnacje konferencyjne, na których sponsorzy i sprzedawcy wynajmują miejsce do promowania swoich produktów. Może to być bardzo opłacalna okazja dla twojej konferencji, jeśli wszystko dobrze zorganizujesz. Pamiętaj jednak, że obszar wystawienniczy będzie wymagał znacznego zaangażowania czasu i zasobów, więc upewnij się, że jesteś gotowy zarządzać potrzebami wielu dostawców, zanim zdecydujesz się na ten format
Źródło: http://www.konferencjenimbus.pl/
