U podstaw każdego przedsiębiorstwa leżą zasoby i procesy. Te elementy wzajemnie na siebie wpływają, dlatego aby firma dobrze funkcjonowała, trzeba nimi odpowiednio zarządzać. Utrzymywanie kontroli nad dokumentami i przetwarzanymi informacjami to optymalizacja nie tylko pracy, ale także czasu i kosztów.

Myśląc długofalowo o sprawnym działaniu przedsiębiorstwa, warto postawić sobie cele do zrealizowania. Jeśli chcemy przyśpieszyć pracę firmy, a jednocześnie mieć pewność, że żaden istotny element nie zostanie przeoczony przez pracowników, opracujmy system, który pomoże w kontrolowaniu każdego etapu działań zachodzących w firmie.

O czym należy pamiętać

Zmiany przyczyniają się do rozwoju. W przypadku biznesu to właśnie one sprawiają, że firmy stają się bardziej konkurencyjne. Istnieje jednak kilka czynników, które niezmiennie będą wpływać na przedsiębiorstwa.

Jednym z podstawowych jest stale idąca do przodu technologia. Dzięki niej zadania wykonujemy szybciej i precyzyjniej, często także zmieniając sposób myślenia o danej branży. Technologia pomaga nam zatem dostrzegać nowe możliwości, których niedawno jeszcze nie mieliśmy.

Rynek ulegający przeobrażeniom – to kolejny element, który nie może umknąć firmom. Niejednokrotnie zdarza się, że dane rozwiązanie wdraża coraz więcej przedsiębiorstw z branży, co wymusza tzw. dostosowanie się, aby nadążyć za wymaganiami konsumentów. Sytuacja może też wyglądać nieco inaczej – firma, jako pierwsza na rynku, zaczyna korzystać z rozwiązania, pokazując innym, że warto wprowadzić nowy system.

Równie ważne są wszelkie zmiany w prawie oraz wchodzące w życie nowe ustawy i rozporządzenia. Każde przedsiębiorstwo powinno śledzić je na bieżąco i dostosowywać do nich swoje działania. Doskonałym przykładem tego, jak duży wpływ mają one na funkcjonowanie firm, jest chociażby RODO. Początkowo było ono postrzegane jako kolejna komplikacja, dziś jednak zgodność z tą regulacją jest już wpisana w funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Analiza dotychczasowych działań to pierwszy krok ku optymalizacji zarządzania firmą. Najczęściej po przemyśleniu okazuje się, że podstawowe problemy, z jakimi mierzą się na co dzień przedsiębiorstwa, wiążą się z dokumentacją, fakturami czy umowami. Istnieje jednak kilka sposobów na usprawnienie zarządzania tymi obszarami.

1. Archiwizacja dokumentów

Zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości prawa, które jasno określa, jak należy je przechowywać oraz na co zwrócić uwagę w organizowaniu tego procesu. Prawo dopuszcza obecnie możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, pozwalając tym samym ograniczyć ilość papieru używanego w firmie, a co za tym idzie – uczynić przedsiębiorstwo bardziej ekologicznym. Ponadto, dokumenty w tradycyjnej formie gromadzone są w teczkach czy segregatorach, które również zajmują cenną biurową przestrzeń.

Szeroko pojęta cyfryzacja pozwala dziś stworzyć całe elektroniczne archiwa, a wszystko to w zgodzie z obowiązującym prawem. Przykładowo, tradycyjne faktury mogą być również przechowywane w formie elektronicznej, o czym mówi chociażby interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 roku. Znalazła się w niej informacja, iż obowiązujące regulacje prawne dają możliwość przechowywania elektronicznych faktur w dowolny sposób. Może to być zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych, jeśli tylko pozwoli na szybkie ich odszukanie, zapewni autentyczność ich pochodzenia, czytelność i integralność treści oraz możliwość bezzwłocznego poboru na żądanie odpowiednich organów.

- Częstym problemem w firmach jest konieczność szybkiego odnalezienia ważnego dokumentu. Korzystanie ze specjalnego archiwum elektronicznego, w którym zgromadzimy wszystkie niezbędne dane, pozwala go wyeliminować. Co ważne, uprawnieni pracownicy mają do niego dostęp w każdej chwili. Jeśli dodatkowo takie rozwiązanie pomaga też automatycznie odczytywać dane z faktur, to oszczędzamy czas poświęcany dotąd na ręczne wprowadzanie dokumentów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

2. E-teczki pracownicze

W okresie pandemii, gdy nadal wiele firm działa w oparciu o zespoły hybrydowe lub pracuje z domu, szczególnie cenny staje się także dostęp do akt pracowniczych. Na ogół przechowuje się je zabezpieczone w biurach, jednak jeśli nie przebywamy codziennie w siedzibie firmy, to dostęp do ważnych dokumentów staje się utrudniony. Mnożące się przepisy dotyczące przechowywania danych również nie ułatwią firmom zadania.

1 stycznia 2020 roku przedsiębiorców zobowiązano do przestrzegania nowych, bardziej restrykcyjnych norm. W pomieszczeniach, w których znajdują się akta pracownicze, należy zachować odpowiednią temperaturę i wilgotność. Ponadto, obecnie wymaga się codziennych pomiarów temperatury i wilgotności oraz zapisu otrzymanych wyników.

- Wdrożenie e-teczek pracowniczych w przedsiębiorstwie sprawia, że te obostrzenia przestają nas dotyczyć. Elektroniczna dokumentacja wymaga jednak stosowania się do przepisów bezpieczeństwa, które jednoznacznie stwierdzają, iż dostęp do akt mogą mieć tylko uprawnione, wskazane przez pracodawcę osoby. Akta pracownicze są przy tym prowadzone systematycznie i zgodnie z wymogami ustawy. Pełne archiwum danych przydaje się w sytuacjach, gdy dobiega końca okres ważności badań lekarskich, pojawia się kontrola inspekcji pracy bądź należy przeprowadzić szkolenia BHP. Dzięki temu pracownicy działu HR czy kadr mają pod ręką wszystkie niezbędne informacje – mówi Krzysztof Wojtas.

Obecne rozwiązania technologiczne sprawiają zatem, że dostosowanie się do najnowszych przepisów wcale nie musi być żmudnym procesem. Wystarczy jedynie dostęp do internetu i oprogramowania oraz wyznaczenie konkretnych osób zajmujących się danymi.

3. Faktury podstawą firmy

Sprawne zarządzanie fakturami to bardzo istotny element każdego przedsiębiorstwa. Jeśli nie kontrolujemy ich przepływu oraz terminów ich płatności, możemy narazić się na problemy. Równie istotne staje się nie tylko archiwizowanie faktur, ale także ich wystawianie.

Proces optymalizacji zarządzania firmą to także wystawianie faktur sprzedażowych. Nie ma znaczenia czy są to faktury VAT, czy faktury dla nie-vatowców. Ważne, aby wystawiać je w programie online, a nie ręcznie, dzięki czemu przedsiębiorca ma zawsze dostęp do pełnej listy wystawionych faktur. W codziennych działaniach pomocna jest też kontrola rozliczeń z kontrahentami oraz możliwość wysyłania przypomnień i wezwań do zapłaty.

Systematyczne śledzenie finansów stanowi zatem punkt wyjścia do nadzoru nad innymi działaniami przedsiębiorstwa, pozwalając tym samym zaplanować kolejne kroki.

Optymalizacja zarządzania przedsiębiorstwem nie musi być skomplikowana. Nowoczesne narzędzia sprawiają, że można tego dokonać w sposób kompleksowy, uprzednio planując cały proces. Stosowanie archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej, e-teczek oraz wystawianie faktur za pomocą programu znacząco usprawnia działania firmy, zwłaszcza w warunkach pandemii, gdy dostęp do ważnych plików w dowolnym momencie staje się tak cenny. To również zmniejszone ryzyko pomyłek przy wystawianiu dokumentów, bezpieczniejsze działanie firm oraz systematyczne dopasowywanie się do najnowszych prawnych wytycznych.